วันอาทิตย์ที่ 29 มิถุนายน พ.ศ. 2551

สรุป ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน

สรุป
หน่วยที่ 1 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
ความหมายของสำนักงาน
สำนักงานคือ สถานที่แห่งหนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้อง อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกรรมต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงาน และเพื่อควบคุมการดำเนินงาน
ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน
คำสั่ง หมายถึง สิ่งที่กำหนดให้พนักงานและผู้บริหารต้องดำเนินการเมื่อได้รับ
รายงาน หมายถึงเอกสารต่างๆ เช่น รายงานการประชุม
บันทึกช่วยจำ จะเป็นเอกสารที่เป็นบันทึกช่วยจำ เช่น สรุปรายละเอียดการดำเนินงาน
ข่าว เช่น รายงานข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การเองหรือเกี่ยวกับองค์กร
ประเภทข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน
เอกสารการพิมพ์ หมายถึง เอกสารที่พิมพ์มาเสร็จเรียบร้อย
เสียง หมายถึง การพูดหรือบอกคำสั่ง
ภาพลักษณ์ หมายถึง ภาพหรือแผนภูมิที่จัดทำขึ้นเพื่อสื่อความหมายของข้อมูลข่าวสารบางอย่าง
สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์เข้าใจและนำไปใช้งาน
ได้ทันที
องค์ประกอบของสำนักงาน
ผู้ปฎิบัติงานในสำนักงาน มีงานสำคัญที่ต้องปฏิบัติในสำนักงาน 7 ด้าน ดังนี้
1.ด้านบริการผู้บริหาร
1.1 การรับและสนทนาโทรศัพท์
1.2 การรับส่งเอกสาร
1.3 การจัดตารางนัดหมาย
1.4 การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
1.5 การจัดการเดินทาง
2.ด้านข้อมูลและเอกสาร
2.1 การรับและบันทึกการรับเอกสาร
2.2 การส่งเอกสาร
2.3 การจัดทำเอกสาร
2.4 การจัดส่งและบันทึกการส่งเอกสาร
2.5 การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
3.ด้านอาคารสถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลเกี่ยวกับอาคาร สถานที่
จุดประสงค์ คือ ทำให้ผู้บริหารและพนักงานทราบว่า องค์การและหน่วยงานมีสินทรัพย์หรือ
ทรัพยากรอะไรบ้าง

4. ด้านการจัดการบุคลากร
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดหารับสมัคร คัดเลือก และบรรจุพนักงานเข้าทำงานในหน่วยงาน

5. ด้านการเงินและบัญชี
ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูล งบรายได้และการรับเงินรายได้ การจ่ายเงิน

6. ด้านการจัดการประชุม
ได้แก่ การจัดการประชุมต่าง ๆ ภายในหน่วยงาน ระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน

7. งานประชาสัมพันธ์
ได้แก่ การประชาสัมพันธ์หน่วยงานให้บุคคลภายนอกรู้จักและเข้าใจกิจการของหน่วยงาน

เครื่องใช้สำนักงาน มีดังต่อไปนี้
1 เครื่องพิมพ์ดีด
2. เครื่องโทรศัพท์
3.โทรสาร
4.ตู้เก็บเอกสาร
5. เครื่องถ่ายเอกสาร
6. คอมพิวเตอร์

การวางแผนสำนักงาน
- วางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม
- วางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
- วางแผนจัดหาบุคลากร
- วางแผนค่าใช่จ่ายในสำนักงาน

การจัดสายงาน จะประกอบไปด้วย
- เลขานุการ
- เสมียน
- พนักงานเดินเอกสาร
- เจ้าหน้าที่สารบรรณ
การแก้ปัญหา
ปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น เช่น
- ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน
- ปัญหาในด้านการสื่อสาร
- ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย

สภาพแวดล้อมของสำนักงาน
ที่ตั้งของสำนักงาน เช่น
- ตั้งอยู่ใกล้ร้านค้าหรือร้านอาหารสำหรับให้บริการพนักงาน
- ตั้งอยู่ในเส้นทางคมนาคมที่สะดวก

สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในสำนักงานซึ่งประกอบด้วย พนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ ซึ่งประกอบด้วย บุคลากร , กระบวนการปฏิบัติงาน, เอกสาร ข้อมูลสารสนเทศ , เทคโนโลยี , การบริหารจัดการ ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย ,เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ,ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้อง ,ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงาน ,และหน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ดีเทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติประกอบด้วย 5 ขั้นตอนดังนี้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ,เทคโนโลยีคมนาคม ,เทคโนโลยีสำนักงาน ,เทคโนโลยีภาพกราฟิก ,ระบบอินเทอร์เน็ตบุคลากรที่มีบทบาทริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ จะต้องมีผู้บริหารระดับสูง ,ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ ,นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ ประเด็นที่สำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ จะต้องมีการเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ การวางแผนการพัฒนา การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน




แปลสไลด์ที่32และ33วิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ

1932 อัตโนมัติกระดาษ-เทปtypewriter
1933 เกี่ยวกับไฟฟ้าtypewriter(IBM)
1935 สำเนา
1939 เครื่องคิดเลข(Johnv.AtanasoffordBerry)
1942 I-froerunnerเครื่องหมายสมัยใหม่ของคอมพิวเตอร์
1945 Eniacคอมพิวเตอร์-Processesข้อมูลดิจิตอล
1949 Eniac(JohnvonNeumann’sความคิดโปรแกรมห้างร้าน)
1951 Univaci(U.S.Censusการสั่งมอบพนักงาน)
1954 Univaci(โฆษณาแรกใช้)
1961 Selectrictypewriter(IBM)
1963 Minicomputer(บริษัทอุปกรณ์ดิจิตอลDEC)
1964 MT/ST(IBM)
1969 MC/ST(IBM)
1971 Microprocessor(Intel)
1972 ระบบวีดีโอแสดงสำหรับประมวลผลคำ
1973 ระบบแผ่นดิสเก็ตสำหรับประมวลผลคำ
1977 Minicomputer(แอปเปิล)
1978 อิเล็กทรอนิคส์typewriter(EXXON)
1980s จดหมายเสียง,เครือข่าย,graphicalส่วนติดต่อผู้ใช้
1981 IBMpersonalคอมพิวเตอร์
1900s personalเครื่องสื่อสาร มัลติมีเดีย,ผลิตภัณฑ์สมาร์ต

ไม่มีความคิดเห็น: